La ausencia de comunicación interna en el ambiente organizacional ¿cuán nociva es?

Tuve la oportunidad de leer a mediados del 2010 la revista ALFA & GAMMA [(309), 22] en el que se presentaban los resultados de una macro encuesta realizada por el Centro de Estudios Financieros (CEF) bajo el título "Los 10 comportamientos nocivos empresariales", me he dado un tiempo (después de estar ocupado con los estudios y el trabajo) de compartir esta importante información que considero de interés, no sólo para los profesionales de la comunicación, sino también para todos aquellos quienes hacen una organización.

La encuesta fue contestada por 1.440 personas entre noviembre del 2009 y enero del 2010 de las cuales el 82% proceden de España, mientras que el 18% restantes fueron respondidas por personas de países como: México, Colombia, Perú, Argentina, Ecuador, Chile, Guatemala, Venezuela, etc. y se concluyó que los 10 comportamientos nocivos empresariales son:

1. La mala comunicación interna (62%).
2. La desmotivación de los empleados (51%).
3. La mala organización del trabajo (49%).
4. La incompetencia como líderes de los directivos (39%).
5. La deficiente distribución de tareas (39%).
6. La desconfianza de los jefes hacia los empleados (35%).
7. El salario igual, sin tener en cuenta el rendimiento individual (35%).
8. El conformismo o apoltronamiento de los empleados (34%).
9. La imposibilidad de desarrollar una carrera profesional (33%).
10. Los rumores (32%).

Los resultados no pueden ser más elocuentes determinándose, para el 62% de encuestados, que la mala comunicación interna o inexistencia de esta en el ambiente laboral organizacional es el principal comportamiento nocivo que perjudica a las instituciones. Noten también que el resto de comportamientos guardan estrecha relación con la ausencia de una adecuada gestión de la comunicación interna.

Esta encuesta pone el dedo en la llaga y permite conocer, a quienes dirigen las organizaciones, quea una mala o inexistente gestión de Comunicación Interna es el principal factor de ineficiencia laboral que lastran el logro de sus objetivos. Algo digno de ser tomado en cuenta y que adquiere una gran importancia en la actual coyuntura global.

Las instituciones y sus directivos deben hacer un examen de conciencia que les permita diagnosticar sus propias falencias con el fin de 1ro) dar mayor oportunidad e importancia a la comunicación institucional y 2do) Implementar un plan de comunicación integral que les permita enfrentar, de forma transversal, estos desórdenes y poder mejorar el desempeño organizacional y por ende económico de cada una.

PARA REFLEXIONAR:

Antonio Lacasa (Español, experto en Marketing y Comunicación Integral) plantea que si existe una forma de crear, desarrollar y mantener una cultura organizacional, ésta es mediante la aplicación de la comunicación interna.

El concepto de cultura es el que guarda mayor relación con el de comunicación interna. El uso frecuente de determinadas herramientas y estilos de comunicación interna puede repercutir en el modelado de una cultura organizativa.

Pero a su vez, puede existir un desequilibrio entre el sistema de comunicación empleado por la institución para su “Comunicación Externa” y el usado con fines “Internos”. A veces el desequilibrio entre ambas comunicaciones (externa e interna) es tal que los empleados acaban conociendo lo que ocurre en la empresa a través de las acciones exteriores: prensa, proveedores e incluso por la competencia.

Entonces podemos concluir que la comunicación interna, es el soporte básico y previo de la comunicación externa, y por tanto, sin comunicación interna no hay comunicación externa, ni gestión de la cultura organizacional.

La comunicación: gestora clave del cambio organizacional en el marco de la gestión del conocimiento

Quería aportar sobre la importancia que se le debe otorgar a la comunicación como gestora clave para garantizar el éxito de un sistema de Gestión del Conocimiento (GC), a través de la gestión del cambio de la cultura organizacional , desde el enfoque bidireccional, de transmisión y recepción, que ofrece la comunicación, enfoque que también está presente en las empresas que gestionan con conocimiento.

Antes definamos que es la GC: una disciplina que busca administrar permanentemente los conocimientos en el ámbito organizacional, identificando quién sabe qué, e incorporando esos conocimientos en los productos y servicios permitiendo así generar una verdadera ventaja competitiva en las organizaciones.

Si bien es cierto, una de las características de la GC es que hace uso de las TIC para el flujo y depósito del conocimiento (como este blog), lo importante, y que se debe asumir de forma previa a lo tecnológico, es el aporte fundamental que la comunicación puede brindar a la gestión del conocimiento, como gestor del cambio de la cultura organizacional mediante la introducción de estilos o modelos de comunicación interna que vayan moldeando la cultura en el ambiente organizacional, mejorando de esta forma el clima laboral, la confianza y la cohesión de los equipos de trabajo; rompiendo de esta forma las berreras que impiden la comunicación y se comparta el conocimiento.

Para el éxito de la GC se requiere un apoyo decidido de la alta dirección, estamos hablando entonces de un cambio cultural empezando desde la cabeza. Podríamos entonces concluir que un cambio organizacional efectivo es 5% responsabilidad del uso de una plataforma tecnológica que lo permita y lo facilite, y un 95% el desarrollo de una cultura organizacional que lo soporte o apoye.

Se trata entonces de una transformación cultural de las organizaciones enmarcada en la Gestión del Conocimiento más que de una implementación mediática tecnológica.

El "Balanced Scorecard" aplicado a la Comunicación y las RR.PP.

El Control de Mando Integral (CMI o Balanced Scorecard) es una metodología de management que permite medir y evalúar los resultados de la gestión financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje con el objetivo de impulsar a la organización a un equilibrio entre su planeación estratégica y la productividad global como valor agregado generado y en proceso continuo.

Esta metodología es comparada al tablero de control (dashboard) de un avión, ya que en comparación al tablero de un automóvil, es mucho más sofisticado y permite a la organización ver los riesgos futuros (tormentas) que podrían afectar alcanzar sus objetivos estratégicos, eventualidades (combustible) cuya presencia podría incidir en los resultados que se esperan obtener y la exposición a daños o pérdidas y su grado de posibilidad (corriente-velocidad del viento).

Sin embargo este tipo de control requiere de un liderazgo sostenido y participativo por parte de los directivos, ya que ellos son los llamados a movilizar el cambio en la organización, no tendría sentido pilotear un avión si este no lleva pasajeros con un destino u objetivo fijo.

Como hemos podido leer son 5 los propósitos del CMI:

• Traducir la estrategia a términos operativos.
• Alinear la organización con la estrategia.
• Hacer que la estrategia sea el trabajo diario de todo el mundo.
• Hacer de la estrategia un proceso continuo.
• Movilizar el cambio mediante el liderazgo de los directivos.

La comunicación encuentra una oportunidad de protagonismo como herramienta básica para la creación de valor de los stakeholders hacia la organización a través de la transmisión de la visión de la administración y otras acciones de persuasión para la implementación de un CMI.

Estas acciones buscan, entre otras cosas, comunicar efectivamente las estrategias con el objetivo de generar conocimiento en la organización y que estas formen parte del día a día para su óptima ejecución.

Por otro lado la comunicación, a través de las RR.PP, puede crear el ambiente idóneo necesario dentro y fuera de la organización para la implantación del CMI, ya que a través de acciones de comunicación interna se puede generar confianza entre los individuos que la componen y por ende el intercambio de conocimiento posibilitando la toma decisiones y que estas sean acertadas.

La comunicación entonces permite a las organizaciones tener una retroalimentación con su stakeholders propiciando su conocimiento, involucración, alineación y participación, garantizando el éxito en la implementación de un CMI.

¿Qué opinas? ¿Consideras que la comunicación encuentra su oportunidad en la implementación del CMI?

Hacia una comunicación institucional exitosa

Definitivamente no puede haber una comunicación externa exitosa si en la organización existe una deficiente comunicación interna. Al final resulta como un maquillaje tarde o temprano los públicos lo notarán y perderán la confianza.

Es por eso que las organizaciones ya sean estas públicas o privadas deben construir su comunicación de adentro hacia afuera. No hay mejor testimonio que el que viene de las personas que trabajan dentro de una organización, llegando a ser estas el mensaje hacia el exterior y es aquí donde empieza el punto de encuentro entre la comunicación interna y externa.

A través de una correcta gestión de la comunicación interna es posible motivar al trabajador, involucrarlo e incluso transformar su mentalidad, creando el ambiente necesario para generar confianza y por ende el intercambio de conocimiento y experiencias entre sus miembros, permitiendo así tomar mejores decisiones, ser más productivos e innovadores y como resultado de esto lograr la satisfacción de los clientes.

La comunicación entonces debe ser vista como una herramienta esencial del management contemporáneo que gestionada de forma integral y homogénea a través del uso coordinado de diferentes herramientas de comunicación (sitio web, boletín electrónico, buzón de sugerencias, servicio al cliente, relaciones públicas, publicidad, marketing, etc.) logrará un efecto sinérgico de globalidad perceptiva de los públicos hacia la organización.

¿Cómo medir la efectividad de los "social media"?

Quedó demostrado que el año 2009 fue el año de los "social media", ya que alcanzaron su nivel más alto de popularidad y lo más importante las organizaciones, especialmente latinoamericanas, empezaron a ver con otros ojos estas herramientas de la web 2.0.

Los Directivos de Comunicación debemos estar prestos a dar paso a las nuevas tecnologías de la información y la comunicación que sin duda se han consagrado ya como las consentidas en todo plan de comunicación, debido a las ventajas que estas y la Internet ofrecen como medios para informar, difundir y tener una retroalimentación con los públicos de casi todas las latitudes, permitiendo a estos un acercamiento personal con las marcas y a estas últimas la gestión de su reputación on-line, la construcción de relaciones y fidelización de sus stakeholders.

Los "social media" son un soporte de comunicación en el cual millones de personas están empezando a pasar mayor parte de su tiempo y la publicidad debe estar donde están los públicos y en mi país esto lo han entendido muy bien varias organizaciones y PYMES. En el caso específico de Facebook, actualmente el segundo sitio web más popular en los EE.UU. y el primero con mejor tiempo promedio de visitas, cuenta con una audiencia en Ecuador de 548,120 lo que representa el 0.17% de la audiencia global de esta red social, teniendo en cuenta que casi 2’000,000 de personas están conectadas según datos de la Supertel (Superintendencia de Telecomunicaciones).

A esto sumémosle la segmentación que ofrece por edad y ciudad (esta última no disponible en Ecuador) todo esto la convierte en la herramienta ideal para emprender una campaña de comunicación. Aunque debemos tener siempre presente que los social media son eso redes sociales en las cuales la construcción de las relaciones con los públicos a través del diálago y participación deben primar, mal haríamos en crear una “fan page” únicamente para llenar de avisos publicitarios el "streamline" de los pobres usuarios, recordemos que hoy en día las personas desean dialogar, socializar y encontrar en las marcas valores con los cuales identificarse.

Muchos empresarios y directivos generalmente se preguntan cuál es el ROI (Retorno de la Inversión) de tener presencia de marca en las redes sociales, más allá de lo económico existen valores intangibles que las marcas pueden construir o fortalecer como son la reputación, confianza, fidelidad, etc. al fin y al cabo estas son las bases para construir relaciones duraderas con los stakeholders y por ende generar ingresos económicos como resultado "indirecto" de esas acciones.

En el siguiente gráfico, tomado del libro “Social ROI” de Shane Gibson se da respuesta a esta interrogante.

Tu primera política de redes sociales

Las redes sociales se han vuelto un dolor de cabeza para el Director de IT de las organizaciones. Generalmente el departamento de informática o sistemas restringe a los trabajadores el acceso a estos servicios de la web 2.0 porque erróneamente piensan que su uso son "una perdida de tiempo", "sólo para adolescentes" o propician la "fuga de información" privando así a las organizaciones la posibilidad de potenciar su imagen, ya que recordemos un trabajador motivado puede llegar a ser un verdadero fan y comunicador de marca.

Sin embargo, considero que no se debe estigmatizar el uso de las redes sociales y mucho menos restringir su uso. No siempre la solución está en prohibir si no más bien en educar al recurso humano y establecer políticas que aprovechen el potencial de las redes sociales en beneficio de las organizaciones.

De pronto, tu organización ha dado el primer paso, permitiendo acertadamente el uso de las redes sociales a sus trabajadores, ahora; el segundo paso es el crear una política de redes sociales que regule su participación, para lo cual podrías considerar la siguiente guía:

Elige una audiencia. Escribe una política básica para los trabajadores. Podrías hacerlo enfocándote en un trabajador específico, de ser posible el que más esté involucrado con redes sociales. No te distraigas en segmentar la política para diferentes públicos tales como miembros del directorio, jefes, directores, etc. primero escribe una buena política básica.

Referirse a otras políticas de la organización en la política de redes sociales. No llenes la política con demasiada información. Enfócate en los asuntos referentes a las redes sociales.

No incluyas otras herramientas 2.0. Podrías crear políticas para todas las herramientas de la web 2.0 (blogs, microblogs, sitios de redes, multimedia, etc) pero esto te tomaría demasiado tiempo y a la velocidad que crece la tecnología requeriría una actualización cada cierto tiempo. En su lugar, céntrate en cuál debe ser la conducta on-line de los trabajadores.

Escribe más "sí puedo hacer". Educa a los trabajadores con las cosas que sí pueden hacer, no sólo lo que no puede hacer. Cosas sencillas como: "Sea honesto". "Utilice una configuración de privacidad adecuada". "Comparta sólo el contenido que está disponible públicamente". Esto también motivará su uso.

Guíate de otras organizaciones. Alrededor del mundo varias organizaciones con una visión y una e-administración pionera han implementado su política de uso de las redes sociales. Para qué inventar el agua tibia si en plena era de la sociedad de la información podemos encontrar unas cuantas fuentes que te ayudarán a implementar tu primera política de redes sociales.

• Kodak Social Media Tips
• Sun Guidelines on Public Discourse
• IBM Social Computing Guidelines
• Mayo Clinic
• Edelman Online Behavior Policies and Procedures
• Easter Seals Internet Public Discourse Policy
• NTEN Community Values
• Social Media Governance Policy Database
• 10 Must-Haves for Your Social Media Policy
• Opposites Attract: Corporate Social Media Guidelines

¿Tu organización ya ha implementado una política de redes sociales? ¿Qué me puedes contar?

¿Marca local o global?

Caso de adaptación de una marca global a nivel local

En lo personal considero que no existe una fórmula que indique el camino a seguir para cada marca cuando desea internacionalizarse. Más allá de lo arriesgado que significa dar este paso, lo importante y necesario para cada caso es hacer un análisis de la situación actual considerando fortalezas y debilidades internas de la marca, al igual que las oportunidades y amenazas que presente el mercado en el que se apunta a tener presencia, al igual que su cultura pero sin quitar la mira al objetivo que se desea alcanzar.

Sin embargo, podemos basarnos en casos de éxitos y fracasos como referencias de estudio y análisis para tomar lo bueno y evitar lo malo.

Un caso de estudio de éxito es de la multinacional anglo holandesa Unilever, considerada una de las más grandes en la industria mundial. Con una inversión de 3 millones de dólares esta empresa finalmente compró los derechos de los tradicionales helados Pinguino en Ecuador en 1996. A continuación analicemos las decisiones y estrategias adoptadas:

1) Mantener el nombre de la marca Pinguino

Debido a la larga trayectoria de la marca Pingüino (desde 1940) y sus clásicos helados y la preferencia del público ecuatoriano por ellos, Unilever decidió conservar el nombre de la marca.

2) Cambiar la imagen de la marca

Se cambió el logo de un pingüino por el de un corazón. Se eligió este elemento icónico debido a que los helados son muy queridos en Ecuador y por el valor de diversión que aportan.

3) Conservar el sabor tradicional ecuatoriano

La empresa adquirió tecnología de punta para otorgar a los helados la calidad internacional de Unilever pero sin alterar el sabor ya tradicional y preferido por los ecuatorianos.

4) Reforzar los canales de distribución

Se habilitaron nuevos puntos de ventas apoyados por carros aerodinámicos que actualmente recorren todos los rincones de la ciudad de Guayaquil, conservados a una temperatura adecuada.

5) Mejorar el servicio, manteniendo los precios

Se remodelaron los puntos de venta, brindando un ambiente más agradable para compartir en familia o entre amigos mientras el público disfruta de su helado favorito. Se mejoró la calidad del servicio sin afectar el precio, posicionándose en el tiempo como un producto para la clase social baja, media y alta.

6) Se crearon nuevos helados y sabores

Unilever y su despliegue de tecnología debían justificar su presencia en el mercado ecuatoriano, por lo que enseguida introdujeron sus nuevos helados a un precio un poco más alto que los helados tradicionales, pero con sabores y mezclas nunca antes vistas como por ejemplo: Magnum, un helado de chocolate con almendra y centro de vainilla. Este y otros productos similares apuntan a un "target" de clase media y alta.

Unilever realiza estas mismas acciones de comunicación en otros países de América y Europa, manteniendo el nombre que tiene una alta notoriedad en el mercado nacional (Ej:Frigo, Ola, etc.) pero ajustando el icono visual en este caso el corazón.

¿Qué harías tú si fueras el Dircom de Microsoft?

El 11 de noviembre del 2009 Simon Aldous, un ejecutivo de Microsoft, declaró públicamente en un conocido medio digital en USA que el diseño gráfico de "Windows 7" estaba inspirado en el sistema operativo de Apple "Snow Leopard".

Como es natural en la Web 2.0, la noticia empezó a circular rápidamente, tanto así, que Brandon LeBlanc ,Director de Comunicación de Microsoft, se enteró horas más tarde. Lo que demandó una acción inmediata en los medios digitales para contrarrestar el impacto negativo de esa información en la imagen de Microsoft y su equipo de creativos y desarrolladores.

Inmediatamente, Brandon LeBlanc publicó en su Blog Oficial en Microsoft un artículo desmintiendo las expresiones de Simon Aldous, señalando lo siguiente:

"Una información inexacta ha estado circulando hoy en la Internet sobre los orígenes del diseño de Windows 7, y si su aspecto fue "tomado" de Mac OS X. Por desgracia, esta provenía de un empleado de Microsoft que no participó en ningún aspecto del diseño de Windows 7 . Odio tener que decir esto sobre uno de los nuestros, pero sus comentarios fueron imprecisos y mal informados".

Analizemos cuales fueron las acciones como Director de Comunicación, previas y posteriores, tomadas por Brandon, en la gestión de la reputación corporativa on-line de Microsoft:

1. Tener un blog corporativo y participar: hoy en día la comunidad digital conoce el poder de segmentación, participación y prestigio que ofrecen los Blogs. El contar con un blog corporativo, como en el caso de Microsoft, el cual es actualizado frecuentemente y en donde sus directivos tienen una participación activa con los públicos le otorga un "plus" que se traduce en credibilidad y fuente de información oficial y de consulta constante.
2. Monitorizar medios on-line: vivimos en la era de la sociedad de la información, en la cual, querramos o no, se habla de nosotros (marca o persona). Es por ello vital, hoy en día, realizar un monitoreo constante de lo que las personas o los medios dicen de nuestra marca, para que, como en el caso de Microsoft, se puedan tomar acciones rápidas que permitan mantener intacta la imagen y reputación corporativa on-line .
3. Actuar inmediatamente: En el caso de la comunicación de crisis que gestionó el Dircom de Microsoft no se perdió tiempo y el mismo día que se hizo pública la supuesta información falsa, se hizo la aclaración respectiva.
4. Ser directo y honesto: observemos en la aclaración de Brandon como aborda directamente y de forma sintetizada el problema, en la misma; él reconoce que proviene de un empleado de Microsoft desinformado y no involucrado en el proyecto de Windows 7. Noten como se lamenta por tener que hablar de un compañero, es interesante; que en ningún momento deja trascender al exterior de la compañía los problemas internos que esto puede causarle al ejecutivo de Microsoft.
5. Utilizar el mismo medio: La desinformación fue generada desde la Internet y la aclaración de Microsoft utilizó el mismo medio y su Blog como canal segmentado para poder llegar a sus stakeholders.
6. No escandalizar el tema: En comunicación de crisis muchas veces "menos es más" y este caso no fue la excepción. El hacer una aclaración en el Blog oficial de Microsoft y el darle un jalón de orejas a Simon Aldous son suficiente, ya que el recurrir a los medios de comunicación tradicionales para aclarar el tema ó recurrir al despido que considero sería extremo, masificaría y daría más fuerza a los rumores.

Como podemos ver el Dircom de Microsoft fue proactivo en su gestión de la crisis; es decir, tuvo el control del asunto desde mucho antes al venir gestionando la reputación corporativa de Microsoft y su producto Windows 7 a través de un blog oficial y ni que decir de la monitorización y participación activa en la web 2.0.

¿Qué opinas? ¿Qué harías tú si fueras el Dircom de Microsoft? ¿Crees que fueron suficientes las acciones de Brandon LeBlanc?

Yammer, la nueva herramienta de comunicación interna

El microblogging se ha convertido en una de las herramientas de comunicación externa con mayor crecimiento en el 2009. Esto gracias a que millones de personas y organizaciones alrededor del mundo han decidido cambiar el lugar en donde se comunican e intercambiar información instantánea y hacer branding a través del uso de esta herramienta de la web 2.0.

El microblogging en el mundo empreserial ha sido de mucha utilidad y ha venido generando riqueza y oportunidades laborales. Su aporte en la comunicación externa ha sido muy positivo, sin embargo; estas funciones 2.0 usadas en la Internet, también pueden ser adaptadas a la comunicación interna de las organizaciones, generando un sin fin de ventajas competitivas, sobre todo para organizaciones con un gran número de empleados ubicados en diferentes zonas geográficas.

En un post anterior planteé la posibilidad de crear un nuevo servicio de microblogging para empresas en el cual los trabajadores (directivos, ejecutivos, etc.) pudieran estar bajo el paraguas de la cuenta corporativa de su organización y verdaderamente ser las personas detrás de la marca.

Ahora esto es posible gracias a Yammer un microblogging que crea "micro-dominios", controlando que sólo se puedan registrar y ver la información personas cuyas direcciones de e-mail coincidan con el dominio de su organización.

Sin duda, Yammer será la solución para las grandes organizaciones que den verdadera importancia a su comunicación interna y requieran adaptarse a los incontenibles vientos de cambio que traen las nuevas tecnologías de la información.

Cómo hacer productivas las reuniones

"La dirección de una empresa de móviles fija una reunión mensual con los jefes de departamento, concretemos como discurre una de estas reuniones. Una vez reunidos, algunos de los asistentes plantean problemas que ellos creen importante resolver. Muchos acuden sin idea fija. Los asistentes entran y salen. Después de concretar dos o tres problemas, algunos de los miembros dan su parecer. Tras dos horas de discusión, se llega a algunas soluciones de los problemas planteados. Algunos temas se someten a votación y en otros el jefe impone sus propios criterios. Finalmente se resuelve levantar la sesión para reunirse el próximo mes y ver que se adopten mejores soluciones. Algunos miembros quedan en " ver" por su lado la posibilidad de concretar "algo" para argumentar posiciones más estudiadas la próxima vez. Se toma una bebida y se da por terminada la reunión. Los asistentes se marchan con la idea que la reunión fue una "lata", pero que es necesario asistir dado que se es integrante de la empresa y la dirección ve con buenos ojos a los que se muestran colaboradores. "

La narración que acabamos de leer describe una reunión típica en organizaciones en donde hay ausencia de un protocolo que permita estructurar y planificar una agenda, en donde la improvisación y el desconocimiento están el orden del día, en el que la opinión del más poderoso se impone y no se toman decisiones finales consensuadas, ni se asumen responsabilidades lo que conlleva a una sensación de pérdida de tiempo e improductividad total.

Como comunicadores debemos implementar mejoras para que las reuniones gerenciales sean lo más eficientes posibles y no representen un atentado a lo más valioso con lo que cuentan las empresas y las personas "el tiempo".

A continuación planteo 10 recomendaciones en cuanto al escenario narrado. Cabe aclarar que cada empresa es un mundo con sus propias políticas, protocolos, etc. sin embargo la siguiente lista de mejoras podrían adaptarse a la gran mayoría:

1. Organizar reuniones trimestrales en lugar de mensuales, con 8 horas de duración, considerando que es un tiempo necesario para tomar decisiones enfocadas a lo estratégico y que en 3 meses puedo tener un reporte de resultados.



2. Convocar por escrito a los participantes con 2 semanas de anticipación, indicando el motivo de la convocatoria, la fecha y hora, solicitando su confirmación.
3. Solicitar los temas que deben ser incluidos en el orden del día, una descripción del por qué debe ser tratado cada tema, en qué afecta a la organización, importancia, etc.



4. Elaborar una lista de los temas a tratar por prioridades, es decir colocar los temas más relevantes primero



5. Socializar a todos los participantes los temas a tratar, cronología y descripciones sobre la importancia de cada uno de los mismos, con 1 semana de anticipación a la reunión, con la intención de que sean previamente discutidos y tratados entre unidades. Igualmente en esta comunicación recordar la fecha y hora de la reunión, motivos y protocolo sobre: puntualidad, uso del celular, no fumar, comportamiento, tiempos límites de participación, hora de lunch, etc.



6. Ya en la reunión hacer respetar el orden cronológico de cada uno de los temas e intervenciones, controlar el tiempo de presentación de cada problema y las alternativas, motivar la participación de todos los presentes con un tiempo límite (sugerido 3 minutos).



7. Igualmente, llegado el momento tomar decisiones y recordarlo a los presentes para evitar tomar el tiempo del siguiente tema a tratar.



8. Tomadas las decisiones, asignar responsables y asumir compromisos para presentar análisis de resultados en la siguiente reunión trimestral, especificando fechas.



9. En la misma reunión motivar a la dirección general para que apruebe la asignación de recursos económicos y/o humanos para la consecución de tal decisión.



10. Luego de la reunión elaborar un acta en la cual se detallen todos los temas tratados y las decisiones y compromisos asumidos por cada uno de los participantes. Esta acta debería ser firmada por cada uno de los participantes a más tardar el día después de la reunión. Con lo que se formalizaría los acuerdos y compromisos adquiridos.

Como podemos ver es muy complejo organizar y dirijir una reunión, sin embargo a través de estas pequeñas pero importantes recomendaciones podemos tener un marco referencia para conseguir que las reuniones y sobre todo la comunicación sea más productiva.

La fuga de información en la era tecnológica

Es natural que las empresas sientan temor de que sus competidores obtengan información que puedan emplear contra ellos y para evitarlo se deben tomar medidas. Más aún con el surgimiento de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación y todas las bondades y facilidades que esta nos ofrece para difundir información. Sin embargo, existen muchas más formas de que haya fuga de información. Por ejemplo: cuando un empleado renuncia, o cuando se comparte información con un cliente.

Desde la perspectiva de seguridad los tres métodos más comunes de fuga de información son: la divulgación inadvertida, el espionaje industrial y el hurto por una persona interna. El cuidado de la información deberá minimizar la posibilidad de que ocurra alguno de los métodos.

A continuación planteo unas pequeñas pero importante recomendaciones para minimizar la fuga de información.

1) Sensibilizar al trabajador
Lo que se debe explicar a los empleados (comunicación interna) qué información requiere un uso discreto y que de esta forma pueden beneficiarse de su éxito empresarial, lo cual provocará que los empleados no estén dispuestos a difundir información que los perjudique.

2) Ordenar la información en una Intranet
Otra forma de minimizar es ordenar la información público-privado en una Intranet específica en la que se ofrezca información y datos para emitir al exterior de la empresa. De esta forma, el empleado sabrá que lo que no está publicado en esa Intranet, no se debe difundir y debe mantenerse en el ámbito privado.

3) Proteger la integridad y confidencialidad de la información a través de un SGSI La implementación de lo que se llama un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información ISO 27001 es crucial, aunque eso ya le corresponde a la parte de informática o sistemas implementarlo, pero puede ser sugerido por el profesional del departamento de comunicación para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.

Un sistema de gestión de la seguridad de la información es necesario para gestionar eficientemente la accesibilidad de la información y enfrentar el nuevo ambiente tecnológico y laboral. Hoy más que nunca la comunicación interna juega un papel clave en coordinación con el área de seguridad.

4) Poner en práctica un estilo de dirección transparente, inclusivo y responsable
Si la dirección de una empresa es transparente y ofrece información a los empleados, si los empleados sienten que se cuenta con ellos, estarán más dispuestos a proteger la información sensible. Hacer sentir al empleado parte de la empresa a través de un programa de comunicación interna bi-direccional, políticas de remuneración justas, paquetes de beneficios sociales, etc. provocará en el trabajador un sentido de pertenencia "afectivo" y es más probable que haga todo lo posible por proteger la información sensible.

Habilidades de Comunicación

Cómo llevar un diálogo ante un mal comportamiento laboral

Generalmente es preferible un estilo de comunicación asertiva, ya que permite brindar confianza y conocer la posición del colaborador de una forma sincera y sin prejuicios.

Considero importante siempre aplicar esta regla:

ESCUCHAR ---> COMUNICAR --> ACTITUD (RESPUESTA)

ESCUCHAR al colaborador para entender y comprender qué situación puede estar influyendo en su comportamiento. Es muy importante conocer las razones ya que estas pueden ser varias: desmotivación laboral, problemas en el hogar, irresponsabilidad, etc. Para cada una de estas posibilidades es recomendable estar preparado para tener una respuesta MOTIVACIONAL.

COMUNICAR al colaborador que valora mucho sus cualidades (todos poseemos cualidades) pero que valora también otros aspectos como: la puntualidad, el respeto, la organización, etc. ya que estos comportamientos comunican EXCELENCIA y que realmente desea trabajar en la organización, crecer y desarrollarse como profesional.

Evitar mencionar que los compañeros de trabajo se sienten afectados, es una buena decisión para no generar un mal clima laboral. Más bien hágale conocer que Ud. ha sido interpelado por la Dirección, en caso de que así fuera, debido a su mal comportamiento (Ej: constantes atrasos, incumplimiento de metas, falta de respeto, etc.), lo que evidencia que la Dirección está muy atenta al comportamiento de todos los colaboradores de la empresa.

Comunicar al colaborador que es muy importante que rectifique ya que esto puede pesar al momento de que la empresa requiera contratar personal de planta, otorgar ascensos ó incluso terminar contratos.

Concluir indicándole que está seguro que no volverá a recibir un llamado de atención por su causa, ya que Ud. espera lo mejor de él.

La ACTITUD del colaborador, en la mayoría de los casos, logra ser cambiada positivamente cuando se lo escucha y se comunica de forma asertiva nuestra posición.

Ante el estallido de una crisis por causa del mal comportamiento de un colaborador, el comunicarse debe ser la primera opción para resolverlo, a la vez que es una gran OPORTUNIDAD para MOTIVARLO.