Cómo hacer productivas las reuniones

"La dirección de una empresa de móviles fija una reunión mensual con los jefes de departamento, concretemos como discurre una de estas reuniones. Una vez reunidos, algunos de los asistentes plantean problemas que ellos creen importante resolver. Muchos acuden sin idea fija. Los asistentes entran y salen. Después de concretar dos o tres problemas, algunos de los miembros dan su parecer. Tras dos horas de discusión, se llega a algunas soluciones de los problemas planteados. Algunos temas se someten a votación y en otros el jefe impone sus propios criterios. Finalmente se resuelve levantar la sesión para reunirse el próximo mes y ver que se adopten mejores soluciones. Algunos miembros quedan en " ver" por su lado la posibilidad de concretar "algo" para argumentar posiciones más estudiadas la próxima vez. Se toma una bebida y se da por terminada la reunión. Los asistentes se marchan con la idea que la reunión fue una "lata", pero que es necesario asistir dado que se es integrante de la empresa y la dirección ve con buenos ojos a los que se muestran colaboradores. "

La narración que acabamos de leer describe una reunión típica en organizaciones en donde hay ausencia de un protocolo que permita estructurar y planificar una agenda, en donde la improvisación y el desconocimiento están el orden del día, en el que la opinión del más poderoso se impone y no se toman decisiones finales consensuadas, ni se asumen responsabilidades lo que conlleva a una sensación de pérdida de tiempo e improductividad total.

Como comunicadores debemos implementar mejoras para que las reuniones gerenciales sean lo más eficientes posibles y no representen un atentado a lo más valioso con lo que cuentan las empresas y las personas "el tiempo".

A continuación planteo 10 recomendaciones en cuanto al escenario narrado. Cabe aclarar que cada empresa es un mundo con sus propias políticas, protocolos, etc. sin embargo la siguiente lista de mejoras podrían adaptarse a la gran mayoría:

1. Organizar reuniones trimestrales en lugar de mensuales, con 8 horas de duración, considerando que es un tiempo necesario para tomar decisiones enfocadas a lo estratégico y que en 3 meses puedo tener un reporte de resultados.



2. Convocar por escrito a los participantes con 2 semanas de anticipación, indicando el motivo de la convocatoria, la fecha y hora, solicitando su confirmación.
3. Solicitar los temas que deben ser incluidos en el orden del día, una descripción del por qué debe ser tratado cada tema, en qué afecta a la organización, importancia, etc.



4. Elaborar una lista de los temas a tratar por prioridades, es decir colocar los temas más relevantes primero



5. Socializar a todos los participantes los temas a tratar, cronología y descripciones sobre la importancia de cada uno de los mismos, con 1 semana de anticipación a la reunión, con la intención de que sean previamente discutidos y tratados entre unidades. Igualmente en esta comunicación recordar la fecha y hora de la reunión, motivos y protocolo sobre: puntualidad, uso del celular, no fumar, comportamiento, tiempos límites de participación, hora de lunch, etc.



6. Ya en la reunión hacer respetar el orden cronológico de cada uno de los temas e intervenciones, controlar el tiempo de presentación de cada problema y las alternativas, motivar la participación de todos los presentes con un tiempo límite (sugerido 3 minutos).



7. Igualmente, llegado el momento tomar decisiones y recordarlo a los presentes para evitar tomar el tiempo del siguiente tema a tratar.



8. Tomadas las decisiones, asignar responsables y asumir compromisos para presentar análisis de resultados en la siguiente reunión trimestral, especificando fechas.



9. En la misma reunión motivar a la dirección general para que apruebe la asignación de recursos económicos y/o humanos para la consecución de tal decisión.



10. Luego de la reunión elaborar un acta en la cual se detallen todos los temas tratados y las decisiones y compromisos asumidos por cada uno de los participantes. Esta acta debería ser firmada por cada uno de los participantes a más tardar el día después de la reunión. Con lo que se formalizaría los acuerdos y compromisos adquiridos.

Como podemos ver es muy complejo organizar y dirijir una reunión, sin embargo a través de estas pequeñas pero importantes recomendaciones podemos tener un marco referencia para conseguir que las reuniones y sobre todo la comunicación sea más productiva.

La fuga de información en la era tecnológica

Es natural que las empresas sientan temor de que sus competidores obtengan información que puedan emplear contra ellos y para evitarlo se deben tomar medidas. Más aún con el surgimiento de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación y todas las bondades y facilidades que esta nos ofrece para difundir información. Sin embargo, existen muchas más formas de que haya fuga de información. Por ejemplo: cuando un empleado renuncia, o cuando se comparte información con un cliente.

Desde la perspectiva de seguridad los tres métodos más comunes de fuga de información son: la divulgación inadvertida, el espionaje industrial y el hurto por una persona interna. El cuidado de la información deberá minimizar la posibilidad de que ocurra alguno de los métodos.

A continuación planteo unas pequeñas pero importante recomendaciones para minimizar la fuga de información.

1) Sensibilizar al trabajador
Lo que se debe explicar a los empleados (comunicación interna) qué información requiere un uso discreto y que de esta forma pueden beneficiarse de su éxito empresarial, lo cual provocará que los empleados no estén dispuestos a difundir información que los perjudique.

2) Ordenar la información en una Intranet
Otra forma de minimizar es ordenar la información público-privado en una Intranet específica en la que se ofrezca información y datos para emitir al exterior de la empresa. De esta forma, el empleado sabrá que lo que no está publicado en esa Intranet, no se debe difundir y debe mantenerse en el ámbito privado.

3) Proteger la integridad y confidencialidad de la información a través de un SGSI La implementación de lo que se llama un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información ISO 27001 es crucial, aunque eso ya le corresponde a la parte de informática o sistemas implementarlo, pero puede ser sugerido por el profesional del departamento de comunicación para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.

Un sistema de gestión de la seguridad de la información es necesario para gestionar eficientemente la accesibilidad de la información y enfrentar el nuevo ambiente tecnológico y laboral. Hoy más que nunca la comunicación interna juega un papel clave en coordinación con el área de seguridad.

4) Poner en práctica un estilo de dirección transparente, inclusivo y responsable
Si la dirección de una empresa es transparente y ofrece información a los empleados, si los empleados sienten que se cuenta con ellos, estarán más dispuestos a proteger la información sensible. Hacer sentir al empleado parte de la empresa a través de un programa de comunicación interna bi-direccional, políticas de remuneración justas, paquetes de beneficios sociales, etc. provocará en el trabajador un sentido de pertenencia "afectivo" y es más probable que haga todo lo posible por proteger la información sensible.

El DIRCOM como proceso estratégico del management

En latinoamérica y en varios paises en Europa el DIRCOM ó Director de Comunicaciones es una plaza de trabajo que está entrando con fuerza al mercado laboral pero que lamentablemente aún no está siendo considerada en el proceso estratégico de las organizaciones.

Las empresas deben entender que el DIRCOM es una herramienta del management contemporáneo, que através de una correcta gestión de la comunicacion (interna y externa) se puede mejorar la percepción de la imagen de una organización en los públicos internos y externos, informando y creando prestigio. En pocas palabras el DirCom es el "Director de Orquesta" de la Comunicación Organizacional. Sólo aquellas organizaciones que estén concientes de la importancia de otorgar dirección a la comunicación sobrevivirán a la actual coyuntura global.

Pero aquí nace la pregunta ¿Qué es un DirCom? ¿Cuál son sus competencias? ¿En qué forma puede contribuir al managment de mi organización?

En resumen, se puede responder que "el DirCom, entendido como la gestión de la Dirección de Comunicación de las corporaciones modernas, es un proceso estratégico del management contemporáneo cuya misión es establecer la concepción, planificación y gestión de todas aquellas actividades que afectan la imagen pública de las organizaciones, a través del desarrollo de estrategias y herramientas para identificar las tendencias de la imagen y la comunicación global, a fin de comprender los dilemas contemporáneos para enfrentar, con alternativas creativas, los retos transformadores de la visión, gestión y conducta corporativa".

Pero que les parece si mejor aprendemos del maestro español Joan Costa y escuchemos su opinión sobre lo que es un DirCom.

El ataque a Twitter desde un punto de vista comunicativo

El miércoles 6 de agosto de 2009 el famoso microblogging Twitter sufrió un ataque "DDOS" en sus servidores, lo que provocó la no disponibilidad de este servicio web 2.0 en la Internet.

Este hecho generó mucha consternación entre sus usuarios adeptos, ya que la mayoría ha integrado a Twitter en su vida cotidiana y deseaban saber que estaba pasando con el simpático canarito azul. Muchos decidieron empezar a twittear desde Facebook hasta esperar se normalice el servicio.

Pero ante tal crisis, lo destacable de Twitter es que supieron manejarla a través de la comunicación.

Esto es lo que se llama comunicación de crisis. Una crisis es un acontecimiento aleatorio que puede ser previsible y controlada a través de una efectiva gestión comunicativa que permita afrontarla, al menos inicialmente, mediante la selección de los mecanismos y dispositivos que sean necesarios para su administración.

En el caso de Twitter, el ataque pudo tener efectos negativos como el descrédito, -personalmente debo reconocer que lo primero que se me vino a la cabeza cuando me enteré de las causas del ataque fue que contaban con una infraestructura tecnológica muy débil-, sin embargo, la compañía ya estaba preparada para afrontarla, comunicando a su público la realidad de los hechos a través del sub-dominio: status.twitter.com.

Considero que la correcta gestión comunicativa de Twitter permitirá la superación de la misma hasta el punto de obtener, gracias a esta crisis, mayores ventajas competitivas si se resuelve positivamente.

Por otro lado la Imagen Positiva con la que cuenta actualmente Twitter, es su mejor prevención anti-crisis ya que la empresa gestiona cotidianamente su personalidad y cultura corporativa, a través de sus propios usuarios como verdaderos "comunicadores de la marca", por lo que el impacto de esta crisis quedará amortiguado por la administración correcta de estos instrumentos (personalidad, cultura y stakeholders).

En este caso y en general, toda crisis debe ser prevista en un plan de crisis y gestionada en 4 etapas: la identificación, el enfrentamiento de la crisis, su resolución y monitoreo.

Los efectos de un programa de comunicación interna

Los empleados fans

Los DIRCOM tienen la obligación de implementar un plan de comunicación integral que permita construir una imagen coherente hacia los públicos, pero también influir para que la organización "haga lo que dice". No es imposible conseguirlo. Se trata de una tarea ardua y difícil que requiere principalmente de conciencia y compromiso gerencial.

Con un programa de comunicación interna como herramienta fundamental para la gestión empresarial es que podremos incidir positivamente en el comportamiento de trabajadores y directivos, creando el ambiente adecuado para las buenas relaciones y por ende para que existan empleados motivados que se adhieren a la filosofía de la organización, activando así el motor de la productividad y por ende la satisfacción de los públicos externos.

Los efectos de un programa de comunicación interna trascienden con "efecto dominó" al exterior de las organizaciones y lo resumo en el siguiente gráfico:

El éxito un programa de comunicación interna, está en lograr crear el lugar ideal para trabajar a través de la escucha activa, conocer lo que piensa y siente el trabajador, pero también, influir en la alta gerencia para que esta información sea tomada en cuenta y se conviertan en acciones que permitan motivar al trabajador y que este se convierta en un verdadero "fan y comunicador de marca".

No es una quimera, es algo que lo han logrado compañías como Google, sus oficinas son el lugar ideal para trabajar, no sólo por sus excéntricas instalaciones, si no también porque conviven en armonía trabajadores y superiores en espacios abiertos, en el que todos se pueden ver, facilitand e involucrando los modelos de comunicación (ascendente, descendete y horizontal), entre otros aspectos que invito a analizar en el siguiente video.

Habilidades de Comunicación

Cómo llevar un diálogo ante un mal comportamiento laboral

Generalmente es preferible un estilo de comunicación asertiva, ya que permite brindar confianza y conocer la posición del colaborador de una forma sincera y sin prejuicios.

Considero importante siempre aplicar esta regla:

ESCUCHAR ---> COMUNICAR --> ACTITUD (RESPUESTA)

ESCUCHAR al colaborador para entender y comprender qué situación puede estar influyendo en su comportamiento. Es muy importante conocer las razones ya que estas pueden ser varias: desmotivación laboral, problemas en el hogar, irresponsabilidad, etc. Para cada una de estas posibilidades es recomendable estar preparado para tener una respuesta MOTIVACIONAL.

COMUNICAR al colaborador que valora mucho sus cualidades (todos poseemos cualidades) pero que valora también otros aspectos como: la puntualidad, el respeto, la organización, etc. ya que estos comportamientos comunican EXCELENCIA y que realmente desea trabajar en la organización, crecer y desarrollarse como profesional.

Evitar mencionar que los compañeros de trabajo se sienten afectados, es una buena decisión para no generar un mal clima laboral. Más bien hágale conocer que Ud. ha sido interpelado por la Dirección, en caso de que así fuera, debido a su mal comportamiento (Ej: constantes atrasos, incumplimiento de metas, falta de respeto, etc.), lo que evidencia que la Dirección está muy atenta al comportamiento de todos los colaboradores de la empresa.

Comunicar al colaborador que es muy importante que rectifique ya que esto puede pesar al momento de que la empresa requiera contratar personal de planta, otorgar ascensos ó incluso terminar contratos.

Concluir indicándole que está seguro que no volverá a recibir un llamado de atención por su causa, ya que Ud. espera lo mejor de él.

La ACTITUD del colaborador, en la mayoría de los casos, logra ser cambiada positivamente cuando se lo escucha y se comunica de forma asertiva nuestra posición.

Ante el estallido de una crisis por causa del mal comportamiento de un colaborador, el comunicarse debe ser la primera opción para resolverlo, a la vez que es una gran OPORTUNIDAD para MOTIVARLO.

Crear marcas sin medios de comunicación de masas

Los MMCC son útiles cuando existe una buena planificación de medios por parte de la agencia de publicidad, aquí tiene que ver mucho la experiencia y habilidad del planificador de medios. Si no existe una buena planificación, los medios masivos pueden llegar a ser verdaderos "bombarderos" de publicidad en donde el anunciante debe sentarse a esperar resultados, lo que sí representará una mala inversión de su dinero.

Por otro lado las tendencias son evidentes y los clientes potenciales están consumiendo canales de información alternativos y la publicidad debe estar donde están los públicos. En el artículo "Crear marcas sin medios" -de Erich Joachimsthaler y David A. Aaker- recomiendan que "los directivos sénior no deleguen a las agencias la responsabilidad del desarrollo de las estrategias de marca debido a que crea una distancia entre los directivos y la marca", considero, adicionalmente, muy importante la participación activa de los directivos ya que cuentan con la autoridad y liderazgo para "hacer que las cosas sucedan".

Otras de las recomendaciones es que las agencias por su inclinación o confianza en la publicidad en los medios masivos como principales mecanismos de creación de marcas, podrían proponer estrategias orientadas únicamente al uso de los MMCC, lo que cerraría la posibilidad del uso de medios alternativos. He aquí la importancia de que las agencias de publicidad progresen y amplíen su capacidad de desarrollo de opciones si quieren permanecer en el mercado como verdaderos aliados versátiles de las organizaciones y sus marcas.

Otras de las recomendaciones es que las agencias por su inclinación o confianza en la publicidad en los medios masivos como principales mecanismos de creación de marcas, podrían proponer estrategias orientadas únicamente al uso de los MMCC, lo que cerraría la posibilidad del uso de medios alternativos. He aquí la importancia de que las agencias de publicidad progresen y amplíen su capacidad de desarrollo de opciones si quieren permanecer en el mercado como verdaderos aliados versátiles de las organizaciones y sus marcas.

La segmentación que permiten los medios alternativos on-line como Facebook, MySpace, Twitter, e-mail marketing y off-line como revistas especializadas, son la clave para permitir una participación voluntaria y un diálogo bidireccional entre las organizaciones y sus clientes, lo que generará información valiosa que podrá ser utilizada para crear y brindar productos o servicios personalizados que permitan construir una relación a largo plazo con los clientes quienes, como resultado de esta relación, se convertirán en verdaderos "comunicadores de marca".

Tal es el caso de Google quién se popularizó únicamente a través de la Internet y no utilizó medios de comunicación masivos para posicionarse. Fueron los usuarios quienes se encargaron de popularizarlo, es decir estos fueron los verdaderos "comunicadores de marca". O ¿alguien ha escuchado un anuncio radial de Google invitando a usar su motor de búsqueda?