Cómo hacer productivas las reuniones

"La dirección de una empresa de móviles fija una reunión mensual con los jefes de departamento, concretemos como discurre una de estas reuniones. Una vez reunidos, algunos de los asistentes plantean problemas que ellos creen importante resolver. Muchos acuden sin idea fija. Los asistentes entran y salen. Después de concretar dos o tres problemas, algunos de los miembros dan su parecer. Tras dos horas de discusión, se llega a algunas soluciones de los problemas planteados. Algunos temas se someten a votación y en otros el jefe impone sus propios criterios. Finalmente se resuelve levantar la sesión para reunirse el próximo mes y ver que se adopten mejores soluciones. Algunos miembros quedan en " ver" por su lado la posibilidad de concretar "algo" para argumentar posiciones más estudiadas la próxima vez. Se toma una bebida y se da por terminada la reunión. Los asistentes se marchan con la idea que la reunión fue una "lata", pero que es necesario asistir dado que se es integrante de la empresa y la dirección ve con buenos ojos a los que se muestran colaboradores. "

La narración que acabamos de leer describe una reunión típica en organizaciones en donde hay ausencia de un protocolo que permita estructurar y planificar una agenda, en donde la improvisación y el desconocimiento están el orden del día, en el que la opinión del más poderoso se impone y no se toman decisiones finales consensuadas, ni se asumen responsabilidades lo que conlleva a una sensación de pérdida de tiempo e improductividad total.

Como comunicadores debemos implementar mejoras para que las reuniones gerenciales sean lo más eficientes posibles y no representen un atentado a lo más valioso con lo que cuentan las empresas y las personas "el tiempo".

A continuación planteo 10 recomendaciones en cuanto al escenario narrado. Cabe aclarar que cada empresa es un mundo con sus propias políticas, protocolos, etc. sin embargo la siguiente lista de mejoras podrían adaptarse a la gran mayoría:

1. Organizar reuniones trimestrales en lugar de mensuales, con 8 horas de duración, considerando que es un tiempo necesario para tomar decisiones enfocadas a lo estratégico y que en 3 meses puedo tener un reporte de resultados.



2. Convocar por escrito a los participantes con 2 semanas de anticipación, indicando el motivo de la convocatoria, la fecha y hora, solicitando su confirmación.
3. Solicitar los temas que deben ser incluidos en el orden del día, una descripción del por qué debe ser tratado cada tema, en qué afecta a la organización, importancia, etc.



4. Elaborar una lista de los temas a tratar por prioridades, es decir colocar los temas más relevantes primero



5. Socializar a todos los participantes los temas a tratar, cronología y descripciones sobre la importancia de cada uno de los mismos, con 1 semana de anticipación a la reunión, con la intención de que sean previamente discutidos y tratados entre unidades. Igualmente en esta comunicación recordar la fecha y hora de la reunión, motivos y protocolo sobre: puntualidad, uso del celular, no fumar, comportamiento, tiempos límites de participación, hora de lunch, etc.



6. Ya en la reunión hacer respetar el orden cronológico de cada uno de los temas e intervenciones, controlar el tiempo de presentación de cada problema y las alternativas, motivar la participación de todos los presentes con un tiempo límite (sugerido 3 minutos).



7. Igualmente, llegado el momento tomar decisiones y recordarlo a los presentes para evitar tomar el tiempo del siguiente tema a tratar.



8. Tomadas las decisiones, asignar responsables y asumir compromisos para presentar análisis de resultados en la siguiente reunión trimestral, especificando fechas.



9. En la misma reunión motivar a la dirección general para que apruebe la asignación de recursos económicos y/o humanos para la consecución de tal decisión.



10. Luego de la reunión elaborar un acta en la cual se detallen todos los temas tratados y las decisiones y compromisos asumidos por cada uno de los participantes. Esta acta debería ser firmada por cada uno de los participantes a más tardar el día después de la reunión. Con lo que se formalizaría los acuerdos y compromisos adquiridos.

Como podemos ver es muy complejo organizar y dirijir una reunión, sin embargo a través de estas pequeñas pero importantes recomendaciones podemos tener un marco referencia para conseguir que las reuniones y sobre todo la comunicación sea más productiva.